Com o mercado cada vez mais competitivo, o ramo empresarial precisa buscar cada vez mais soluções que otimizem seus processos, tanto internamente quanto externamente. Para isso, o uso de ferramentas tecnológicas torna-se indispensável para o crescimento do negócio.
Pensando nisso, o EDI surgiu com o objetivo de simplificar o compartilhamento de informações. Vamos entender como?
O que é EDI?
O “Electronic Data Interchange” ou “Intercâmbio Eletrônico de Dados” é uma tecnologia que faz a integração de dados entre empresas, otimizando e padronizando a comunicação entre elas.
Na prática, nós entendemos que, os desenvolvedores de software de cada empresa utilizam diferentes linguagens de programação, que podem ser “traduzidas” através do EDI. Com ele, as diferentes tecnologias passam a “falar a mesma língua” sem a necessidade de intervenção humana.
O sistema opera por meio de um tipo de protocolo que contém regras de padronização para a emissão dos arquivos digitais, chamado pelo mercado de “Layout EDI”.
Tipos de EDI
O sistema de EDI possui funcionalidades que atendem diferentes áreas do seu negócio, favorecendo a troca de informações com mais rapidez e praticidade. Confira a seguir, algumas das funções principais:
EDI logístico
Permite a troca de informações de documentos, como instruções de transporte, frete e pré-faturas, proporcionando mais assertividade no processo logístico.
EDI financeiro
Interliga o sistema da empresa com os dos bancos dos clientes, automatizando a relação financeira entre clientes e fornecedores da cadeia de suprimentos.
EDI mercantil
O EDI dispara as solicitações de compra aos distribuidores, que recebem as informações padronizadas dentro do seu software empresarial.
Agora que você já conhece as diferentes funcionalidades que o EDI desempenha, é hora de entender quais os benefícios de implementar esse sistema no seu negócio.
Como implementar o EDI na sua empresa
Antes de tudo, é preciso ter em mente que a implementação do EDI na sua empresa envolve o alinhamento de estratégias com todos os envolvidos: fornecedores, transportadores, clientes e parceiros comerciais em geral.
Depois disso, você pode seguir o seguinte passo a passo:
1. Defina um responsável
Você vai precisar de uma equipe focada no planejamento dos detalhes da implementação, portanto, escolha membros da equipe para isso. Suas atribuições básicas devem incluir o levantamento de orçamentos, o mapeamento dos processos que deverão ser realizados, além da coordenação desses processos em todos os departamentos envolvidos.
2. Mapeie os processos
Para que o EDI apresente um bom desempenho, é necessário que a equipe conheça a fundo o funcionamento da organização. Para isso, um mapeamento dos processos pode identificar os pontos de conexão com outras empresas e identificar possíveis melhorias.
3. Selecione um fornecedor
Existem diferentes fornecedores de EDI, portanto, encontre um que atenda às demandas específicas da sua empresa. Não esqueça de certificar se o sistema escolhido se comunica com os softwares que você utiliza.
4. Faça testes
Após a implementação do EDI, é importante que um novo mapeamento de processos seja realizado, já que os departamentos da sua empresa estarão no processo de adaptação às mudanças. Certifique-se de que o suporte do fornecedor escolhido acompanhe todo o processo, a fim de tirar quaisquer dúvidas que venham a surgir.
Vantagens de implementar o EDI no seu negócio
Com um sistema de Intercâmbio Eletrônico de Dados, é possível garantir mais agilidade na comunicação e nos processos administrativos, já que a troca de informações passa a ser automatizada.
Os fornecedores passam a visualizar e acompanhar as demandas de seus clientes mais diretamente, o que evita a falta de produtos nas prateleiras e melhora a jornada do consumidor.
Com esse controle, o negócio produz somente o que é necessário, sem faltas ou excessos, passando a ser mais sustentável e consequentemente, reduzindo custos com papel e telefonia.
Há também a diminuição de erros e inconsistências nas trocas de informações, o que fortalece a relação entre os colaboradores e aumenta a confiabilidade do cliente.
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